Вся жизнь человека состоит из сплошных разговоров, вести их «профессионально» мало кто умеет. Так что же это такое — разговоры? Из чего они состоят?
1. Сформулируйте конкретные цели.
Это могут быть цели: заключить соглашение, подписать договор, убедить разрешить спорный вопрос, дать задание, проинструктировать, оправдаться. Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах.
2. Составьте план беседы.
Записывая тезисы беседы мы:
- оттачиваем формулировку;
- выстраиваем очередность аргументов в более убедительную последовательность;
- продумываем аргументы, приводя их в систему;
- подбираем необходимые материалы, документы;
- определяем состав участников.
Разговор должен быть обеспечен информационно, так как документы являются наиболее вескими доказательствами. В отношении числа участников беседы следует заметить, что каждый новый участник может привнести элементы неопределенности. Поэтому для управляемости следует стремиться к минимальному числу участников. Легче всего беседу вести с глазу на глаз, вдвоем.
3. Выберите время удобнее и вам, и вашему собеседнику.
Рисковано начинать беседу накануне совещаний и других фиксированных дел. Не рекомендуется включаться в беседу после события, вызвавшее душевное волнение, гнев.
4. Выберите подходящее место.
Мешают обычно посетители и телефонные звонки. Планируя беседу, следует продумать, где расположиться, чтобы ни посетители, ни телефон не вмешивались в разговор.
Впрочем и в своем кабинете можно создать различные зоны общения: официального, полуофициального и даже неофициального общения.
5. Вашими задачами является: привлечь внимание собеседника, добиться атмосферы взаимного доверия.
Добиться устойчивого внимания непросто. Продумайте, как связать ваш вопрос с проблемами собеседника, или найдите, что его может заинтересовать в вашем предложении. Способствует непринужденной, доброжелательной атмосферы беседы такие слова, как «Рад вас видеть», «Хорошо, что зашли», сделать комплимент.
6. Подчиняйте свою тактику целям.
Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов.
7. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник. Из двух беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Даже убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логически выверенных вопросов.
Задавая вопросы, Вам будет легче убедить собеседника: ведь Вы расположили его к себе и максимально информированы о нем. Самое важное в этом правиле — чтобы все, что хочет сказать собеседник, было им высказано.
8. Будьте на высоте положения. Это правило относится прежде всего к критикующим. Делать замечания подчиненным в случае их недоработок — одна из важных, но не простых обязанностей руководителя. Поэтому выслушайте объяснения; сохраняйте ровный тон; прежде чем критиковать, найдите, за что похвалить, и похвалите.
9. Фиксируйте полученную информацию. Сведения, получаемые во время беседы, улетучиваются из нашей памяти уже в процессе беседы. Поэтому рекомендуется делать пометки по ходу разговора в деловом блокноте.
10. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели. Человек лучше запоминает то, что услышал в начале беседы, а делает то, что услышал в конце. Поэтому, если завершая беседу, вы решите дружески поболтать о чем-то, то этим вы снизите эффект ваших предшествующих усилий. Лучше это сделать в начале беседы.
Потребность в общение — одно из важнейших качеств нашей психики. Но степень выраженности этой потребности у разных людей неодинаковая. Приведенная ниже методика позволит определить вам уровень этой потребности.
Инструкция: дайте ответ «да», «нет» или «не знаю» на каждый из следующих вопросов. Не задумывайтесь слишком долго над вопросами, давайте тот ответ, который первый приходит в голову. Старайтесь, чтобы ответов «не знаю» было как можно меньше.
- Мне нравится когда меня приглашают в гости.
- Я могу подавить свои желания, если они противоречат желаниям моих друзей.
- Мне нравится выражать кому-либо свое расположение.
- Для меня важнее возможность влиять на людей, чем дружить с ними.
- Я чувствую, что в отношении к моим друзьям у меня больше прав, чем обязанностей.
- Когда я узнаю об успехах моих товарищей, у меня почему-то ухудшается настроение.
- Чтобы быть удовлетворенным собой, мне важно помогать другим людям.
- Мои заботы исчезают, когда я оказываюсь среди друзей.
- Мои сверстники мне основательно надоели.
- Когда я занят работой, то присутствие людей меня раздражает.
- Я говорю что-либо про знакомых, только если уверен, что сказанное мной им не повредит.
- В трудной ситуации я больше думаю не столько о себе, сколько о близких людях.
- Неприятности друзей вызывают у меня такое состояние, что я и сам могу заболеть.
- Мне приятно помогать другим, если даже это доставит мне значительные трудности.
- Из уважения к другу я могу согласиться с его мнением, даже если он неправ.
- Если бы я был журналистом, мне нравилось бы писать о человеческих взаимоотношениях.
- Я люблю проводить время в компаниях.
- В одиночестве я испытываю тревогу больше, чем когда нахожусь среди людей.
- Я считаю, что основной радостью в жизни является общение.
- Ради друзей я готов многим пожертвовать.
- Думаю, что лучше иметь немного близких друзей, чем много, но не столь близких.
- Я люблю бывать среди людей.
- Я долго переживаю ссоры с близкими.
- Думаю, у меня больше близких людей, чем у большинства других людей.
- Во мне больше стремления к достижениям, чем к дружбе.
- Составляя свое мнение о человеке, я больше доверяю собственной интуиции, чем суждениям о нем со стороны других людей.
- Я придаю большее значение материальному благополучию, чем радости от общения с приятными мне людьми.
- Я сочувствую людям, у которых нет близких друзей.
- По отношению ко мне люди часто неблагодарны.
- Я люблю рассказы о бескорыстной любви и дружбе.
Ключ:
Вы получаете по одному баллу:
А) за ответы «да» на вопросы 5, 6, 9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 19;
Б) за ответы «нет» на вопросы 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10, 17, 18, 20
Результат:
До 10 баллов — поразмышляйте над этой информацией, люди к Вам не тянутся…
От 11 до 14 баллов — Вы хороший собеседник.
От 15 до 20 баллов — Вы бываете слишком общительны. Может есть смысл сбавить интенсивность общения?
Если Вас заинтересовала данная информация и Вы хотите дополнить свои знания, Вы можете обратиться в библиотеку и ознакомиться со следующими изданиями:
Джеймс Л. Первая книга жизненных навыков : 10 способов увеличить свой личный и профессиональный потенциал. / Л. Джейм. — М.: Диля, 2006. — 224 с.
Иванова Е. Лидер есть в каждом // Женские секреты. — 2010. — 4.— С. 132 -— 134.